Een van je belangrijkste taken in de accountantspraktijk is het managen van je cliënten en hen zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Als je een kleinere accountantspraktijk hebt of net bent begonnen, is het mogelijk om klanten te beheren met eenvoudige spreadsheettools. Rechts?
Mis.
In dit artikel bespreken we waarom het gebruik van spreadsheets kan leiden tot meer werk voor u – en wat u in plaats daarvan kunt gebruiken.
Dit is wat we behandelen:
Het probleem met rekenbladen
Hoe meer klanten u binnenhaalt, hoe complexer uw backoffice-werk zal worden. En als u spreadsheets gebruikt, kunnen ze u echt vertragen.
Hier zijn enkele redenen waarom spreadsheets niet geweldig zijn voor klantbeheer:
- Ze zijn niet gebruiksvriendelijk. Naarmate u meer klanten toevoegt, moet u mogelijk door honderden rijen en kolommen scrollen om te krijgen wat u nodig hebt.
- Ze zijn niet zo veilig. U kent de pijn wanneer een van uw collega’s per ongeluk essentiële gegevens in een spreadsheet verwijdert.
- Het is een uitdaging om gegevens te delen en te bewerken. We zijn allemaal in de situatie geweest waarin u spreadsheetgegevens niet kon bewerken omdat iemand anders zich in hetzelfde bestand bevindt.
- Ze zijn moeilijk te organiseren. Hoe meer klantitems in een spreadsheetdatabase, hoe moeilijker het is om te controleren.
- Ze kunnen onnauwkeurig zijn. Het is gemakkelijk om fouten te maken als je met formules speelt en ten prooi valt aan fouten van het beruchte kopiëren en plakken.
Hoe te stoppen met het gebruik van spreadsheets
Praktijkbeheersoftware is de beste optie.
Hiermee kunt u kerngegevens van klanten opslaan in één gemakkelijk toegankelijke database. U kunt alle klantinteracties opnemen en waarschuwingen instellen voor wanneer u contact moet opnemen met een klant of iets met hem moet ondernemen.
Met software voor praktijkbeheer kun je administratieve taken automatiseren, zodat je niet altijd elk stukje ontbrekende of verouderde informatie handmatig hoeft te bewerken.
Dit is belangrijk: als u klantgegevens niet vaak bijwerkt (minstens jaarlijks), heeft u dat e-mailadres of telefoonnummer misschien niet bij de hand wanneer u het het meest nodig heeft.
Elk lid van uw personeel moet toegang hebben tot gegevens om klanten te helpen. Het zou nog beter zijn als ze notities voor anderen konden schrijven om te laten zien wat ze deden.
Andere voordelen van software voor praktijkbeheer zijn:
- Workflow management. Organiseer een reeks activiteiten die nodig zijn om een bepaalde taak te voltooien.
- Capaciteits planning. Identificeer wat er nodig is om uw werk voor een bepaalde periode te voltooien.
- Werkverdeling. Geef taken aan teamleden en volg vervolgens de status van die taak.
Stefan Barrett is de oprichter van Bee Motion Accounting, een praktijk die hij begon na een aantal jaren voor andere mensen te hebben gewerkt.
Hij zegt dat als hij zijn eigen bedrijf opnieuw zou beginnen, “ik vanaf de eerste dag praktijkbeheersoftware zou hebben.”
Dankzij de software kan Stefan de workflow van zijn team digitaal opzetten en volgen en medewerkers taken laten afvinken, of het nu gaat om het opstellen van de boekhouding of het doen van btw-aangiftes en boekhouding.
Achter elke workflow zitten ook ‘procesnotities’, zegt hij.
Stefan vult aan: “Als een medewerker ergens niet zeker van is, kunnen procesnotities hem helpen. Als ze nog twijfelen, kan de praktijkmanager bijspringen. Maar negen van de tien keer zijn de procesnotities zo goed dat ze helpen.”
Klantrapportage en statistieken
Rapportage is een belangrijk onderdeel van klantbeheer, waardoor u kunt begrijpen waar u als praktijk staat, of u nu de voortgang naar doelen volgt, problemen oplost of de prestaties meet ten opzichte van de concurrentie.
Met sommige intuïtieve softwaretools kunt u gegevens eenvoudig beter manipuleren en visualiseren dan de rijen, kolommen en basisgrafiekmogelijkheden van een spreadsheet.
Business intelligence-tools kunnen uw gegevens ‘ontginnen’, waar u patronen ophaalt en ontdekt die inzichten over uw klanten onthullen.
U kunt bijvoorbeeld het type werk, de klantsector en de combinaties van teamleden vinden die het meest winstgevende werk opleveren, en u kunt key performance indicators (KPI’s) instellen en volgen.
Er zijn twee punten om te onthouden als het gaat om KPI’s:
- Controleer of de metingen regelmatig zijn en met het juiste bereik worden gebruikt.
- Onderneem acties op basis van de inzichten.
De statistieken die u invoert, zijn afhankelijk van uw doelen en inzichten die u nodig heeft.
3 manieren waarop KPI’s uw praktijk kunnen helpen
Hier zijn enkele manieren waarop KPI’s u kunnen helpen uw bedrijf beter te begrijpen.
1. Zoek uit welke van uw diensten het meeste geld opbrengen
Met gemakkelijk toegankelijke, gevisualiseerde gegevens kunt u de sterke punten van uw praktijk leren kennen, realistische gebieden zoeken om uit te breiden en zwakke punten in uw services vinden.
U kunt bijvoorbeeld veel belastingwerk doen, maar u zou kunnen merken dat advies- of consultatiediensten voor een handvol klanten meer geld opleveren.
2. Begrijp de soorten klanten die uw praktijk bedient
U kunt klanten ook categoriseren op basis van de aard van hun bedrijf en hoe vaak ze bepaalde services gebruiken.
Misschien wilt u upsellen bij bestaande klanten, en het is hier dat het meten van maandelijkse terugkerende inkomsten (MRR) aan het klanttype erg nuttig kan zijn.
Het helpt u uw toekomstige cashflow en budget te voorspellen en te bepalen hoe u wilt dat uw praktijk groeit.
3. Kijk naar de tevredenheid van uw klanten
Zijn uw klanten tevreden met de service die u ze biedt?
Houd de behoeften van de klant nauwlettend in de gaten, zodat uw praktijk consequent aan hun eisen kan voldoen. Als u een klant in een ongebruikelijke branche aanneemt, moet u mogelijk hun unieke boekhoudkundige of financiële behoeften onderzoeken.
Het spel een stap voor blijven loont.
Tijd is onbetaalbaar
Wanneer u voor uzelf begint, is het redelijk dat u geld wilt besparen door spreadsheets te gebruiken voor elk aspect van het runnen van uw praktijk.
Maar in plaats van met je hoofd in een spreadsheetbestand te zitten om rapporten en visuals voor te stellen op basis van rijen en kolommen met gegevens, kun je met cloudsoftware gemakkelijk vinden en creëren wat je nodig hebt in plaats van pijn.
Gebruik praktijkbeheersoftware zo vroeg mogelijk om de waarde ervan te maximaliseren.
U krijgt meer waardevolle gegevens uit een digitaal systeem, waardoor een complexere overgang van rommelige spreadsheets met verouderde informatie wordt voorkomen.
U kunt beter technologie gebruiken om uw tijd vrij te maken om u met zoveel mogelijk energie en enthousiasme op het werk van de klant te concentreren.
Tijd is onbetaalbaar, dus haal er meer uit.
